Le CSE doit tenir une comptabilité, quelles sont les spécificités dont il bénéficie
Pour tenir la comptabilité de votre CSE de 50 salariés et plus, vous devez savoir que vos obligations comptables sont différentes en fonction du montant des ressources annuelles de votre CSE. Nous vous donnons les informations pour connaitre vos obligations précises en la matière.
Sommaire
1. La tenue de la comptabilité du CSE : une obligation légale
1. La tenue de la comptabilité du CSE : une obligation légale
Le CSE est obligé de tenir une comptabilité, comme toute personne morale.
Toute personne morale : association, entreprise, syndicat, mutuelle, fondation, etc. doit être en mesure de présenter à ses propres ayant droit et à un contrôle fiscal (impôts) ou social (URSSAF) sa comptabilité. Parfois aussi à des contrôles spécifiques liés à l’activité de la personne morale, comme, par exemple, la DNCG pour les clubs de football ou de rugby.
Votre CSE est soumis aux obligations comptables définies à l’article L123-12 du code de commerce :
« Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.
Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.
Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. »
Bon à savoir :
La comptabilité a été définie de manière spécifique pour les CE, désormais les CSE, en 2015 selon trois critères liés aux ressources totales (budget de fonctionnement + budget des ASC + ressources annexes éventuelles) des CSE :
- Pour les CSE ayant moins de 153 000 € de ressources annuelles, qui dispose d’une dérogation à l’article L123-12 du code de commerce.
- Pour les CSE disposant de plus de 153 000 € de ressources annuelles mais restant d’un niveau inférieur au niveau suivant,
- Pour les CSE ayant au moins deux des trois critères suivants : 50 salariés employés par le CSE, 3,1 millions d’euros de ressources annuelles, 1,55 million d’euros au bilan.
2. Les obligations comptables du CSE selon sa taille
Les obligations comptables communes aux trois types de comptabilité d'un CSE
Votre CSE doit adopter un règlement intérieur qui définit les modalités de tenue de la comptabilité en conformité avec les obligations selon le niveau de ressources du comité.
Votre CSE qui dispose de ressources financières est donc tenu, comme toute personne morale :
- De pouvoir justifier à tout moment par une pièce comptable toute dépense dès le premier centime. Une pièce comptable est, par exemple : un ticket de caisse, une facture, une note de frais rédigée par un élu assortie des éventuels justificatifs (carte grise de son véhicule si l’élu demande le remboursement de frais kilométriques, ticket d’autoroute, facture de restaurant ou d’hôtel, etc.), les documents bancaires (relevés de compte, remises de chèques nominatives, talons des carnets de chèque usagés), etc.
- De conserver ces pièces comptables pendant 10 ans
- Pour les paiements en liquide de garder copie d’une remise en banque indiquant nom, prénom et montant versé pour chaque salarié.
Votre CSE doit approuver les comptes au plus tard six mois après la clôture de l’exercice.
Cette approbation des comptes est faite au cours d’une réunion ou le seul sujet à l’ordre du jour est l’approbation des comptes. Un procès-verbal de cette seule réunion fait était des débats et des votes du comité. Rien n’interdit de tenir successivement la réunion plénière habituelle du CSE puis la réunion sur ses comptes.
Au plus tard 3 jours avant la tenue de cette réunion le comité transmet aux membres du CSE les comptes annuels qui vont être présentés accompagné du projet de rapport annuel sur l’activité du CSE et les recettes/dépenses qui y correspondent.
Votre CSE doit adopter au cours de cette réunion un rapport décrivant les activités du CSE au cours de l’année écoulée et les coûts engendrés par ces activités, qu’elles soient au titre de son rôle social et culturel ou économique.
Votre CSE doit faire, au cours de cette réunion un rapport sur les conventions passées entre le CSE et un de ses membres.
Exemple d’une convention passée entre le CSE et un de ses membres : la famille d’un membre du CSE possède un étang de pêche. Le CSE y organise une journée pêche pour les salariés de l’entreprise.
Obligations comptables des CSE ayant moins de 153 000 € de ressources annuelles
Un CSE disposant de moins de 153 000 € de ressources par an dispose d’une dérogation à l’article L123-12 du code de commerce et peut tenir une comptabilité simplifiée sans devoir désigner un expert-comptable pour certifier et présenter ses comptes. Cette comptabilité simplifiée consiste à tenir un livre de comptes qui retrace avec les dates des opérations financières, le montant encaissé ou dépensé, l’origine des dépenses et des recettes.
Cette tenue de livre de compte est faite en deux parties :
- Une pour les activités sociales et culturelles
- Une pour les dépenses comptabilisées au budget de fonctionnement.
Au moment de tenir la réunion annuelle d’approbation des comptes, un état de synthèse complète la présentation des comptes en indiquant :
- Si le CSE détient du patrimoine et quel est son état et sa valeur potentielle
- Si le CSE a des engagements en cours pour lesquels, par exemple, il a versé un acompte ou des arrhes.
Obligations comptables des CSE ayant plus de 153 000 € de ressources annuelles
Un CSE disposant de plus de 153 000 € de ressources par an doit désigner un expert-comptable pour certifier ses comptes et les présenter. Cet expert-comptable doit connaitre les spécificités de la gestion d’un CSE, notamment les règles URSSAF et doit notamment présenter deux analyses comptables : un pour les ASC, un pour le fonctionnement. Le coût de cette mission est pris sur le budget de fonctionnement.
Obligations comptables des CSE du troisième type
Un CSE du troisième type de comptabilité exposé au début du présent article dès lors qu’il a au moins deux des trois critères suivants :
- Le CSE est employeur d’au moins 50 salariés (en ETP),
- Le CSE totalise au moins 3,1 millions d’euro de ressources financières. Budget des ASC, budget de fonctionnement et autres ressources qui peuvent être la location d’une partie du patrimoine, des dons, des legs, etc.
- Le CSE a 1,55 millions au moins de total du bilan (actif/passif).
Ce type de CSE doit respecter les obligations comptables d’une grande entreprise définies par le code du commerce, notamment désigner deux commissaires aux comptes différents du commissaire aux comptes de l’entreprise (article L823-2 du code de commerce). Les coûts de ces missions sont pris sur le budget de fonctionnement.
3. Synthèse
Votre CSE doit respecter des obligations comptables qui sont différentes selon qu’il a plus ou moins de 153 000 € de ressources annuelles et les très grands CSE ayant, notamment, au moins 50 salariés.
Votre CSE doit rendre des comptes aux salariés sur l’utilisation que vous faites des deux budgets du CSE.
